FinFile

Algemene voorwaarden

Versie: 8 juli 2026

Dit zijn de algemene voorwaarden van FinFile, een handelsnaam van XSbyte B.V., gevestigd aan de Dwazziewegen 10, 9301 ZR Roden, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76540553, btw-id NL860665483B01 (hierna: "FinFile", "wij"). Bereikbaar via info@finfile.nl en 088 144 00 54.

Artikel 1 - Definities

  • Dienst: de webapplicatie op finfile.nl waarmee SEPA-betaal- en incassobestanden (pain.001/pain.008, oud en nieuw formaat, ClieOp3) en XAF-auditfiles (v2, v3, v4) geïmporteerd, gevalideerd, bewerkt en geëxporteerd kunnen worden.
  • Gebruiker (of "je"): iedere natuurlijke of rechtspersoon die een account aanmaakt of de Dienst gebruikt.
  • Account: de persoonlijke omgeving van de Gebruiker binnen de Dienst.
  • Credits: het vooruitbetaalde saldo binnen het Account waarmee betaalbare handelingen worden afgerekend (1 credit = € 1,00 exclusief btw).
  • Abonnement: het maand- of jaarabonnement dat onbeperkt gebruik van de betaalbare handelingen geeft.
  • Document: een door de Gebruiker geïmporteerd of aangemaakt bestand (SEPA of XAF) zoals dat als regels in de Dienst is opgeslagen.

Artikel 2 - Toepasselijkheid

  1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op ieder gebruik van de Dienst en op iedere overeenkomst tussen FinFile en de Gebruiker.
  2. Afwijkende voorwaarden van de Gebruiker (waaronder inkoopvoorwaarden) worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
  3. Als een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Voor zover dwingend Nederlands recht (waaronder consumentenrecht) anders bepaalt dan deze voorwaarden, gaat dat dwingende recht voor.

Artikel 3 - De Dienst

  1. FinFile is een hulpmiddel voor het opstellen, controleren en converteren van bank- en auditbestanden. FinFile verleent geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies.
  2. De Dienst wordt geleverd "as is" en "as available": in de staat waarin hij zich op enig moment bevindt, zonder enige garantie op juistheid, volledigheid, geschiktheid voor een bepaald doel of ononderbroken beschikbaarheid, voor zover dwingend recht dit toelaat.
  3. Validaties (waaronder IBAN-controle, BIC-aanvulling en XSD-validatie) zijn een technisch hulpmiddel. Zij garanderen niet dat een bank, de Belastingdienst of een andere ontvangende partij een bestand accepteert of correct verwerkt.
  4. De Gebruiker blijft zelf volledig verantwoordelijk voor de inhoud en juistheid van zijn Documenten en voor de controle van iedere export vóórdat deze wordt aangeboden aan een bank, de Belastingdienst of een derde.
  5. FinFile mag de Dienst op elk moment aanpassen, uitbreiden of onderdelen ervan beëindigen, en mag onderhoud uitvoeren waardoor de Dienst tijdelijk niet beschikbaar is.

Artikel 4 - Account en registratie

  1. Voor het gebruik van de Dienst is een Account nodig. Je staat ervoor in dat de opgegeven gegevens juist en actueel zijn.
  2. Je houdt je wachtwoord geheim en bent verantwoordelijk voor al het gebruik dat via jouw Account plaatsvindt.
  3. FinFile mag een Account weigeren, schorsen of beëindigen bij (een redelijk vermoeden van) misbruik, fraude, niet-betaling of gebruik in strijd met deze voorwaarden of de wet. Reeds betaalde bedragen worden in dat geval niet terugbetaald.

Artikel 5 - Toegestaan gebruik

  1. Je gebruikt de Dienst alleen voor rechtmatige doeleinden. Het is in het bijzonder niet toegestaan om de Dienst te gebruiken voor het opstellen van frauduleuze betaal- of incasso-opdrachten, of voor gegevens waartoe je niet gerechtigd bent.
  2. Je staat ervoor in dat je bevoegd bent om de (persoons)gegevens in je Documenten te verwerken en dat die verwerking rechtmatig is, en je vrijwaart FinFile voor aanspraken van derden die daarop betrekking hebben.
  3. Het is niet toegestaan de werking of beveiliging van de Dienst te (proberen te) omzeilen, te verstoren of onevenredig te belasten (waaronder scraping en geautomatiseerd bulkgebruik buiten de normale functionaliteit).

Artikel 6 - Prijzen en betaling

  1. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. De actuele tarieven staan op finfile.nl; btw wordt bij afrekening toegevoegd.
  2. Betaalbare handelingen (zoals een SEPA- of XAF-export) worden vooraf betaald via Credits, of zijn inbegrepen in een actief Abonnement. Importeren, valideren, aanvullen en bekijken zijn gratis binnen de op de website vermelde grenzen.
  3. Betalingen (opwaarderen van Credits en Abonnementen) verlopen via onze betaaldienstverlener Mollie.
  4. FinFile mag prijzen wijzigen. Een prijswijziging geldt niet voor Credits die al aan je saldo zijn toegevoegd en gaat voor lopende Abonnementen pas in per de eerstvolgende verlenging.

Artikel 7 - Credits, geen restitutie en herroepingsrecht

  1. Credits zijn gekoppeld aan het Account, zijn niet overdraagbaar en niet inwisselbaar voor geld.
  2. Betaalde bedragen worden niet terugbetaald. Dat geldt voor opgewaardeerde Credits (ook als deze (nog) niet zijn besteed), voor afgerekende handelingen en voor Abonnementsgelden over de lopende periode, behoudens voor zover dwingend Nederlands consumentenrecht anders bepaalt.
  3. Ben je consument, dan geldt: door Credits op te waarderen of een Abonnement af te sluiten verzoek je FinFile uitdrukkelijk om de dienst direct, binnen de wettelijke bedenktermijn van 14 dagen, te leveren. Je verklaart daarbij afstand te doen van je herroepingsrecht zodra de dienst is geleverd (artikel 6:230p BW): bij Credits zodra deze aan je saldo zijn toegevoegd, bij een Abonnement zodra het onbeperkte gebruik is geactiveerd.
  4. Bij beëindiging van het Account (door jou of door FinFile op grond van artikel 4.3) vervalt resterend saldo zonder recht op terugbetaling.

Artikel 8 - Abonnement

  1. Een Abonnement wordt aangegaan per maand of per jaar en wordt telkens automatisch verlengd. De verschuldigde bedragen worden automatisch geïncasseerd via het bij Mollie afgegeven mandaat.
  2. Opzeggen kan op elk moment via de Dienst, tegen het einde van de lopende abonnementsperiode. Tot dat moment blijft het Abonnement bruikbaar; er vindt geen terugbetaling van reeds betaalde periodes plaats.
  3. Voor consumenten geldt in aanvulling daarop: na de eerste abonnementsperiode wordt het Abonnement voortgezet voor onbepaalde tijd en kan het op elk moment worden opgezegd met een opzegtermijn van ten hoogste één maand, overeenkomstig de wet.
  4. Bij een mislukte incasso mag FinFile het Abonnement opschorten of beëindigen.

Artikel 9 - Data, bewaartermijn en verwijdering

  1. Geüploade bestanden worden uitsluitend tijdelijk (transient) verwerkt en niet als bestand opgeslagen: alleen de regels en metadata worden, deels versleuteld, in de database bewaard. Een export wordt bij het downloaden opnieuw gegenereerd.
  2. Documenten worden 60 dagen na de laatste bewerking automatisch en definitief verwijderd. Iedere bewerking verlengt deze termijn opnieuw met 60 dagen.
  3. Het is jouw verantwoordelijkheid om exports tijdig te downloaden. Verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld; FinFile is geen archief- of back-updienst voor jouw administratie.
  4. Voor zover Documenten persoonsgegevens van derden bevatten, verwerkt FinFile die uitsluitend in opdracht van de Gebruiker als verwerker in de zin van de AVG. De afspraken in dit artikel en in de privacyverklaring (beveiliging, sub-verwerkers, bewaartermijn, meldplicht bij datalekken) gelden daarbij als verwerkersafspraken in de zin van artikel 28 AVG.

Artikel 10 - Beschikbaarheid

  1. FinFile spant zich in om de Dienst zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar garandeert geen minimale beschikbaarheid en is niet aansprakelijk voor de gevolgen van storingen, onderhoud of overmacht (waaronder storingen bij hosting-, betaal- of e-maildienstverleners).
  2. Het tijdelijk niet beschikbaar zijn van de Dienst geeft geen recht op restitutie of schadevergoeding, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

Artikel 11 - Aansprakelijkheid

  1. Iedere aansprakelijkheid van FinFile voor indirecte schade en gevolgschade is uitgesloten, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van gegevens, en schade als gevolg van door een bank of andere partij geweigerde, vertraagde of onjuist verwerkte bestanden, boetes, storneringen of rente.
  2. Voor zover FinFile ondanks het voorgaande toch aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid per gebeurtenis (waarbij samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis gelden) en per jaar beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald.
  3. De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van FinFile, en laten dwingende wettelijke rechten van consumenten onverlet.
  4. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt twaalf maanden nadat de Gebruiker met de schade bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn.

Artikel 12 - Intellectueel eigendom

  1. Alle rechten van intellectueel eigendom op de Dienst, de software en de website berusten bij FinFile of haar licentiegevers. Je krijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het gebruik van de Dienst.
  2. De inhoud van jouw Documenten blijft van jou. Je geeft FinFile uitsluitend het recht die inhoud te verwerken voor zover nodig om de Dienst te leveren.

Artikel 13 - Wijziging van deze voorwaarden

FinFile mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór inwerkingtreding aangekondigd via de website of per e-mail. Gebruik je de Dienst na de ingangsdatum, dan gelden de gewijzigde voorwaarden. Ben je consument en wijzigen de voorwaarden wezenlijk in jouw nadeel, dan mag je de overeenkomst beëindigen per de ingangsdatum van de wijziging.

Artikel 14 - Duur en beëindiging

  1. De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd, zolang je een Account hebt.
  2. Je kunt je Account op elk moment verwijderen via de profielpagina. Daarmee worden je Documenten en accountgegevens verwijderd; artikel 7.4 (verval van saldo) is van toepassing. Gegevens die FinFile wettelijk moet bewaren (zoals betaalgegevens voor de fiscale bewaarplicht) blijven gedurende die wettelijke termijn bewaard.

Artikel 15 - Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op deze voorwaarden en op ieder gebruik van de Dienst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar XSbyte B.V. gevestigd is, tenzij dwingend recht (voor consumenten) een andere rechter aanwijst.
  3. Klachten kun je melden via info@finfile.nl; we reageren binnen 14 dagen.